“Al gebruik je 40 verschillende applicaties”

Vitalis WoonZorg Groep biedt klanten en cliënten verschillende vormen van huisvesting, welzijn en zorg. Tot 2003 werkte de Eindhovense stichting met één server en zo’n 20 pc’s, voor 100 personen op managementniveau en 2500 medewerkers, verspreid over 20 locaties. In dat jaar werd Stephan van der Pol aangenomen als IT-manager, met als taak het ontwikkelen van de informatisering en de bijbehorende IT-infrastructuur. “Tot en met 2011 werd geïnvesteerd in de techniek en de systemen, werden processen ingericht en applicaties vervangen of toegevoegd. Alle applicaties kregen een eigen server: van de financiële administratie tot de maaltijdregistratie tot het elektronisch cliëntendossier. Sinds 2011 ligt de focus op integratie van informatie en dus van de applicaties. Door de enorm snelle groei in omvang en diversiteit wisten we niet meer welke informatiesystemen met elkaar in verbinding stonden. Daardoor werd het systeem kwetsbaar en onoverzichtelijk. Het kostte soms te veel moeite om kleine problemen boven water te krijgen.”

 

Stephan van der Pol en zijn IT-team gingen op zoek naar een nieuwe architectuur gebaseerd op de EAI-theorie (Enterprise Application Integration), ofwel een Enterprise Service Bus. “Daarmee trek je alle lijnen weer strak en maak je het beheersbaar. Een eerste zoektocht leverde vooral de bekende systemen op, waarvoor je exclusief consultancyuren al tonnen kwijt bent. Een van onze huidige leveranciers bood ook een Service Bus aan, maar ook zij vroegen al € 120.000 aan licentiekosten. Gelukkig kwam ik in contact met Condor. Zij bieden de Care Service Bus (CSB), waarvan de licentiekosten ongeveer een tiende zijn van de gemiddelde prijs in de markt. We besloten tot een eerste test met twee applicaties, om de snelheid en stabiliteit te testen. En het werkte.”

 

De vier grote stappen van de CSB-implementatie

In opdracht van Vitalis is Condor nu applicatie voor applicatie met elkaar aan het verbinden. Allereerst worden koppelingen gemaakt op het niveau van stamgegevens van medewerkers, zoals naw-gegevens, kostenplaats, functie, salaris en vaste gegevens. Daarna volgen de stamgegevens van cliënten. De derde stap is het koppelen van transactiegegevens van medewerkers. Ieder dubbeltje dat ergens wordt uitgegeven of ontvangen, wordt dan via de CSB verwerkt in de juiste applicaties. De transactiegegevens van cliënten staan als laatste gepland. “We hebben ervoor gekozen om steeds eerst de organisatiegerichte processen te verbinden”, aldus de IT-manager. “Op dit moment praten er al 5 applicaties met elkaar via de CSB van Condor. Voor dit jaar staan nog zeker 8 applicaties in de planning. Pas als de CSB zich volledig heeft bewezen, kijken we naar de cliëntgerichte processen. Als de koppeling van transactiegegevens van medewerkers goed blijkt te werken, is de veelbesproken E-overdracht (voor de elektronische overdracht van gegevens tussen cliëntendossiers) ineens technisch en functioneel binnen handbereik. Die informatie is wel dusdanig persoonlijk en medisch-kritisch, dat we daar geen enkel risico mee nemen.”

 

Ruimte voor inhoud en procedures

Stephan van der Pol merkt dat de CSB een positieve invloed heeft op het stroomlijnen van procedures. “De techniek van de CSB heeft nauwelijks aandacht nodig. Dat schept ruimte om na te denken over de inhoud. Daar dwingt het systeem je ook toe, want zodra je iets invoert, zit het binnen 30 seconden in alle andere systemen. Daarom ga je procedures afspreken om het bronsysteem zuiver te houden. Wie mag gegevens aanmaken, wie mag ze wijzigen, wie mag data en bestanden herstellen? Die duidelijkheid brengt uiteindelijk rust in de organisatie. Dat is ook het resultaat van jarenlang wijzen op het belang van betrouwbare informatiestromen. Eindelijk beseft men binnen Vitalis dat men niet op een pc werkt, maar met informatie.”

 

Vitalis onderhoud contacten met vele zorginstanties. Stephan merkt dat veel collega’s ook zoeken naar oplossingen voor de brij aan applicaties. “De situatie wordt voor hen langzaam maar zeker onhoudbaar. Doorlooptijden om gegevens tussen applicaties te matchen nemen toe. Applicaties communiceren slecht of te traag met bronsystemen, waardoor bijvoorbeeld mensen die uit dienst zijn nog steeds in het systeem kunnen. Of overleden bewoners nog een week lang iedere dag een maaltijd krijgen. Bovendien ontbreekt op managementniveaus steeds vaker betrouwbare stuurinformatie. Als brongegevens immers niet kloppen, kun je geen goede rapportages opstellen of statistieken bekijken. Met de CSB is de informatie wél altijd actueel. Al gebruik je 40 verschillende systemen.”

 

Hoe werkt de CSB?

• Bij Vitalis draait iedere applicatie zoveel mogelijk op een aparte server. Zo ook de CSB. Door middel van connectoren wordt deze verbonden met andere applicaties. Het houdt continu in de gaten welke data toegevoegd, gewijzigd of verwijderd wordt. Al wat van belang is voor andere applicaties, zet de CSB direct door.

• Voor Stephan van der Pol is de CSB vergelijkbaar met een 40-talige supertolk bij de Verenigde Naties. Allerlei partijen met verschillende belangen sturen informatie naar de tolk, waarna deze die informatie helder en foutloos overbrengt op alle belanghebbende partijen. Inclusief de daaropvolgende discussies. Voorheen moest iedere partij 40 talen leren spreken, nu hoeft alleen de tolk dat nog. En komt er een nieuw lid bij, dan leert de tolk er heel snel een nieuwe taal bij.

• De CSB koppelt zowel interne als externe systemen met elkaar. Zo is er een connector gerealiseerd tussen de personeelsadministratie en een extern gehoste e-learning applicatie. Cursussen worden automatisch gepland voor de juiste mensen, met de juiste gegevens en op de juiste locatie, op basis van parameters in de personeelsadministratie (zoals in dienst, uit dienst, op vakantie of promotie). Voorheen verliep die totale planning per mail, telefoon of briefjes.

• De CSB beperkt naast administratieve rompslomp ook veiligheidsrisico’s. Op het moment dat iemand uit dienst gaat, geven de applicaties de nieuwe status direct aan elkaar door. Daardoor kan men bijvoorbeeld niet meer ongeoorloofd inloggen in het systeem.

• Een systeem hoeft maar één keer gekoppeld te worden met de bus. Dat schept overzicht in het applicatielandschap.

 

Voordelen van de CSB voor IT

• Technische aanpassingen in één systeem dwingen niet tot meervoudige aanpassingen. Als voorheen het personeelssysteem wijzigde (wat qua upgrades en servicepacks al 4x per jaar gebeurde) moesten bijvoorbeeld alle afzonderlijke connecties worden bekeken. Nu is alleen aanpassing van de CSB-connector nodig.

• Bestanden exporteren en importeren behoort in principe tot de verleden tijd. De mogelijkheid voor realtime gegevensuitwisseling, rechtstreeks op database niveau, is er nu.

 

Condor een leuke club

Voor Stephan is de keuze voor Condor de juiste geweest: “Er zijn geen slechte pakketten op de markt: je kiest vooral voor het pakket en de partij waar je het beste gevoel bij hebt. En Condor is gewoon een leuke club. Het klikt op persoonlijk vlak en de expertise is zondermeer aanwezig. De consultants zijn echte vakidioten, die de CSB-implementaties echt zien als een uitdaging. Wij geven partijen graag vertrouwen,Condor gaat daar uitstekend mee om. Je gaat tenslotte een relatie aan van meerdere jaren.”

 

De IT’ers van Vitalis handelen proactief en zijn altijd bereid mee te ontwikkelen. “Condor past zich daar feilloos op aan”, stelt Stephan. “Ze weten ondertussen wat er speelt binnen Vitalis, dus nieuwe connectoren richten ze steeds zelfstandiger in. En dat terwijl grote clubs soms na een jaar alleen een blauwdruk hebben. En de wereld er na een jaar weer anders uitziet. Daar houden wij hier niet van. Zonder een overdaad aan theoretische exercities hadden we in drie maanden iets tastbaars draaien, voor minder dan een tiende van de kosten voor een papieren blauwdruk. Condor doet dat op een heel verantwoorde manier, in kleine stapjes. Met uiteindelijk lagere kosten dan wanneer je op de klassieke manier implementeert.”

 

Stephan ziet nog een groot voordeel in de evolutionaire projectaanpak: “Omdat je niet uitgaat van zekerheden, beleef je veel meer plezier aan het traject. Je hebt het gevoel dat je er samen mee bezig bent, communiceert ook anders. Er wordt niet meer gestaard naar plannen, om deze vervolgens uit te voeren omdat het moet. Er wordt proactief gebeld, overlegd en direct geanticipeerd op vragen, ideeën of problemen. Overigens zit in deze aanpak ook een uitdaging voor de rest van een organisatie: klassieke ontwikkelaars en zekerheidszoekers worden hier ongelukkig van. Wil een organisatie de klassieke aanpak dan zal Condor die zondermeer kunnen volgen.”