Het ziekenhuis Nij Smellinge in Drachten (339 bedden, 100 Mio omzet) voert een nuchter beleid, waarin automatisering een belangrijke rol speelt. Mede daardoor is het ziekenhuis kerngezond. Met klinkende jaarcijfers en financiële ratio’s stond Nij Smellinghe de afgelopen jaren zelfs nagenoeg bovenaan in de prestatieranking* van o.a. het Financieel Dagblad. Open staan voor vernieuwing is een belangrijk ingrediënt voor het succes. Zo vertrouwde het ziekenhuis op Condor voor een bedrijfsmatige financiële en logistieke inrichting.

 

Niet de software, maar de processen aanpassen

In 2010 wilde Nij Smellinghe een ERP-pakket dat transparanter, inzichtelijker, efficiënter en makkelijker was. Condor stelde voor om de standaard van Microsoft Dynamics NAV te implementeren, die voor 80% de functionaliteit biedt om financiële en logistieke processen te ondersteunen. De overige 20% zou door Condor worden ontwikkeld. De totale oplossing zou de naam Hospital Suite krijgen. Het ziekenhuis moest wel geloven in een bedrijfsmatige benadering. Olke: “Dat is dus meteen de belangrijkste voorwaarde als je kiest voor het ERP-concept van Condor. De voordelen van werken met een standaard oplossing zijn evident: lagere aanschafkosten, lagere beheerskosten, maar ook procesmatige voordelen en het eenvoudig updaten. Waarbij Nij Smellinghe ook naar een kleinere formatie toe wilde door slimmer te gaan werken. Daarvoor moest wel o.a. de BTW-verrekening in het pakket worden aangepast; een ziekenhuis is niet BTW-plichtig.

 

Samen ontwikkelen is de optimale win-win situatie

De keuze voor de Hospital Suite was een logisch vervolg op een eerdere implementatie van Navision, waar Nij Smellinghe in 2004 voor had gekozen. Condor was ook bij dat traject betrokken. Voor de nieuwe uitdaging was het van meet af aan duidelijk dat beide partijen moesten investeren. Olke Dijksma: “Condor reserveerde 1000 eigen ontwikkelingsuren, van ons werd de lef gevraagd de organisatie waar nodig aan te passen aan de standaard van Microsoft Dynamics NAV. Hiervoor werd een Point Of No Return bepaald tot waar de portemonnee dicht bleef.”

 

‘Lean’ op meerdere fronten

De implementatie werd een eclatant succes: op 1 november 2011 ging de Hospital Suite probleemloos live. Naast tevredenheid over de functionele verbeteringen (zie aparte kader) zijn Olke en zijn collega’s vooral ook positief over de samenwerking met Condor. Folkert Brouwers omschrijft het als volgt: “Condor kun je samenvatten als ‘lean’. Ze brengen kennis van ziekenhuislogistiek én bedrijfsprocessen in, maar denken tegelijkertijd out-of-the-box. Zo vernieuwen ze ingesleten structuren en profiteren zowel opdrachtgever als Condor Solutions van de bedachte oplossingen. Lean betekent ook dat Condor geen batterij ‘pakken’ naar binnen stuurt voor een implementatie, terwijl programmeurs achter gesloten deuren werken. De implementatie is grotendeels on site door twee vaste mensen van Condor gedaan, die de gebruikers betrokken in de ontwikkelingen.” Het uiteindelijke kostenplaatje kan ook lean worden genoemd: de standaard implementatie, de specifieke functionaliteit, het koppelen met andere systemen; geen van de werkzaamheden leidden ooit tot extreme rekeningen. Het aantal uren dat wordt ingezet is realistisch en bovendien vooraf duidelijk afgekaart”, aldus Folkert.

 

Gebruikers in de drivers seat

De ‘lean’ aanpak van Condor heeft binnen Nij Smellinghe tot meetbare performanceverbetering bij gebruikers geleid. De zelfredzaamheid is vergroot, er is meer tijd voor kerntaken, er is meer plezier en nog minder ziekteverzuim. Folkert geeft het decentraal bestellen als voorbeeld: “Condor leverde input voor een efficiëntere routing in het bestelproces. Daardoor werd het voorraadbeheer verbeterd, maar kregen gebruikers ook meer inzicht en controle. Ze zijn ‘in de drivers seat’ geplaatst, met op het dashboard wat, hoeveel en wanneer. Daar worden gebruikers blij van. Weten waar je aan toe bent, zelf informatie zoeken en vragen kunnen beantwoorden. Jelle de Jonge vergelijkt het met een reisburo: “Vroeger vertrouwden we daar volledig op als we een vakantie gingen boeken, maar nu wil iedereen toch zelf op internet zoeken en boeken?”

 

Aanstekelijk aanspreekpunt

De project- en productmanager van Condor hebben na de implementatie hun rol uitgebreid; namens Nij Smellinghe zijn zij het aanspreekpunt voor andere softwareleveranciers. Olke: “De software intensiteit in een ziekenhuis is enorm. Talloze applicaties moeten communiceren met het financieel-logistieke deel van Condor. Met Condor als aanspreekpunt houden we iedereen scherp. In besprekingen met andere leveranciers blijkt altijd weer hun enorme kennis over Microsoft Dynamics NAV en de vertaling daarvan in ziekenhuislogistiek en –financiën. Bovendien zorgt het aanstekelijke enthousiasme vanuit Condor voor nóg meer synergie.”

 

Anders nog iets?

Met extra kostenbeperkingen in de zorg in het vooruitzicht, is men in Drachten goed voorbereid. Jelle de Jonge: “Platter en slanker dan we nu zijn is bijna niet mogelijk. Niet in aantal FTE tenminste. Maar met het huidige team en de potentie van de Hospital Suite kunnen we toch nog makkelijk een heel stuk groeien”.

Olke Dijksma hoopt op zijn beurt op een snel groeiende installed base: “Als launching customer willen we graag kennis en ontwikkelingen delen met andere partijen. Ik geloof stellig in transparantie. Het zou goed zijn als de zorgsector in Nederland daar meer voor kiest. We kunnen zonder problemen voor 90% overeenkomen qua procedures en inrichting. Als de basis goed is, kan alle energie naar de laatste 10 procenten die het echte verschil maken. En Condor is de specialist die je op dat niveau kan brengen!”

 

Enkele functionele verbeteringen dankzij de Hospital Suite

• Geautomatiseerde inkoopfacturen

• Decentraal bestellen

• Voorraadbeheer

• Geautomatiseerd afletteren van grootboekrekeningen

• Optimalisatie van de declaratiestructuur

• Verbeterd debiteurenbeheer

• Werken met templates

 

MS Office

Een prettige bijkomstigheid van werken op een Microsoft Dynamics NAV platform is de integratie met de Office-omgeving. Gebruikers kunnen eenvoudig data exporteren en kleurrijk publiceren met Excel of Word. Die toegankelijkheid levert veel positieve feedback op en verhoogt de acceptatiegraad onder de gebruikers. Overigens staat in de ontwikkelagenda een user interface gepland die nog veel meer aansluit bij de bekende Office-omgeving.

 

CS Hospital Suite

Naast Nij Smellinghe heeft inmiddels een reeks andere ziekenhuizen voor de CS Hospital Suite gekozen. De kennis van alle partijen is gebundeld, de ervaring heeft geleid tot een krachtige financieel-logistieke oplossing die snel kan worden uitgerold. Bert Kramer: “Op basis van een duidelijke -fixed priced- investeringsindicatie, een doorlooptijd van 3-6 maanden en een uiterst aantrekkelijke TCO kan een middelgroot ziekenhuis morgen instappen."

 

*bron:

FD 20-07-2011 ‘Winstmarge ziekenhuizen voor de derde keer omhoog’ door Gaby de Groot en Jeroen Piersma

FD 08-06-2012 ‘Ziekenhuizen krijgen langzaam weer wat vet op de botten, ondanks fikse korting van de overheid’ door Gaby de Groot en Sandra Oltshoorn