KLANTREFERENTIE
ZIEKENHUIS TJONGERSCHANS
“Condor heeft waargemaakt wat ze beloofd hebben!”
Op 1 januari 2018 is bij ziekenhuis Tjongerschans B.V. in Heerenveen Dynamics for Life opgeleverd. Na zes maanden zijn we terug en spraken we met vier belanghebbenden in het project; Bert Tromp, manager facilitair bedrijf, lid van de stuurgroep en medeverantwoordelijk voor de keuze voor Condor; Sieb Hagoort, interim controller en de projectmanager vanuit Tjongerschans B.V.; Anne Versprille, inkoopmedewerker en Sjoerd Gorter, financieel medewerker, beiden nu met een extra rol als applicatiebeheerder.
Hoe het begon
Hoe is het zo begonnen? Bert Tromp vertelt: “Zo’n 4 jaar geleden kregen we van onze toenmalige leverancier van de inkoopsoftware te horen dat ze zouden ophouden te bestaan. Gepaard met de wens vanuit Tjongerschans om processen strakker in te regelen, vonden we de tijd rijp voor een nieuw systeem. Toen bleek dat Medisch Centrum Leeuwarden (ook onderdeel van Zorgpartners Friesland) hieraan toe was, zijn er business cases opgesteld en na een tijd doorrekenen, kwam Condor hier als één van de mogelijke twee partners uit, waarbij het financiële plaatje klopte.
Het menselijke aspect
“Met beide mogelijke partners zijn gesprekken aangegaan en als stuurgroep hadden we de beste match met Condor. Het menselijke aspect was hierbij erg belangrijk, zoals het feit dat Bert, als directeur van Condor, bij ons aan tafel zat en niet één of andere accountmanager. Maar niet minder vanwege de korte lijnen en het snelle schakelen van Condor. Ze zijn ook altijd erg oplossingsgericht en ze doen niet moeilijk, ook niet toen we gedurende het proces hier en daar echt nog wel wat zaken wijzigden, bleven ze niet vasthouden aan het initiële plan. Daarnaast past de implementatiemethode van Condor beter bij onze organisatie; niet ellenlange voorbereidingen, maar gewoon beginnen en onderweg aanpassen.”
Het resultaat
“Condor heeft bij ons waargemaakt wat ze aan de voorkant verkocht hebben. Een extra uitdaging die ze hierbij hadden was de korte implementatietijd; we zijn in september begonnen en op 1 januari 2018 moest het staan. Dit vergt uiteraard wel wat van Condor maar zeker ook van onze eigen mensen. Hierbij hebben we naar elkaar uitgesproken dat we ervoor willen gaan.”
“Op dit moment draait de afgesproken 80%, de standaard zit er goed in. De andere 20% betreft de zogenaamde exoten, die we ook zo van tevoren hadden benoemd en daarvan bekend was dat die niet op 1 januari live zouden zijn. Zo wordt er nu hard gewerkt door Condor om de koppeling met Ultimo, voor onze vastgoed-, onderhoud- en bouwsoftware voor elkaar te krijgen, dan kunnen ook die processen geautomatiseerd worden.”
De projectleider
Sieb Hagoort is een doorgewinterde projectleider die als interimmer al vele implementaties heeft mogen uitvoeren. Nadat hij bij Tjongerschans B.V. het decentralisatieproject had ondersteund, werd hem gevraagd om de implementatie van Dynamics for Life te doen. Bij het decentralisatieproject was al snel gebleken dat het bestaande financiële pakket niet voldeed om deze nieuwe processen te ondersteunen. Zo was er wel een procuratieregeling, maar deze sloot niet aan bij de praktijk, waardoor de managers in de decentrale teams in de praktijk geen bevoegdheden hadden, terwijl dit op papier wel zo was. Met Dynamics for Life kon dit wel direct zo worden ingeregeld. Dit was een belangrijk onderdeel van het project, want zonder bestellingen, staat een ziekenhuis binnen twee dagen stil.
De projectdoelstellingen waren uiteraard het implementeren van de software, maar ook om ervoor te zorgen dat de mensen goed werden getraind en dat de teams zijn ingericht op deze manier van werken. In de oude situatie ging de factuur de organisatie in en werden vele kopietjes gemaakt op verschillende plekken. Nu wordt alles centraal gescand en heeft iedereen toegang tot het centrale archief. Dat is voor sommigen uiteraard best al een grote stap.
Samenwerking met Condor
“It takes two to tango” is hoe Sieb de samenwerking met Condor wil omschrijven. Samen aan het werk naar een gezamenlijk doel, waarbij Tjongerschans B.V. leunde op de zeer gedetailleerde planning van Condor.
Na overleg is er gekozen voor een beperkte conversie door alleen te gaan voor het overzetten van de stamgegevens en de openstaande posten. Dankzij Condor hadden we twee applicatiebeheerders van een bevriend ziekenhuis, die al met Dynamics for Life werken, als ondersteuning van ons team. Deze gebruikerservaring gaf binnen de werkgroepen rust tijdens het traject.
Bij de implementatie werd niet heel halsstarrig vastgehouden aan een Proof of Concept zoals deze eerder werd gemaakt. Het altijd meedenken door Condor en probleemoplossende vermogen is iets wat Tjongerschans B.V. en Sieb zeer goed is bevallen.
De dagelijkse praktijk
Anne Versprille en Sjoerd Gorter zitten beiden een paar jaar op respectievelijk de inkoop en financiële afdeling. Toen hen werd gevraagd om voor Dynamics for Life de applicatiebeheerders te worden, hebben ze hier wel even over nagedacht, maar besloten om de uitdaging aan te nemen. Het decentraal bestellen waardoor de gebruikers zelf de regie in handen hebben, hadden de key users al binnen twee weken onder de knie. Doordat de gebruikers nu te allen tijde inzage hebben in de status van de bestellingen en het archief, maakt het decentralisatie en transparantie project compleet.
De leermomenten
Beide applicatiebeheerders hebben veel geoefend met verschillende cases tijdens de lesdagen. De vraag om extra werkinstructies werd door Condor onderkend en daar werd actie op ondernomen. Beide nieuwe applicatiebeheerders zijn blij met de gemaakte stappen tot nu toe en kijken uit naar de verdere uitrol.
Ervaringen met Condor
Team van Tjongerschans en Condor dat betrokken was bij de implementatie van Dynamics for Life.
Zowel Anne als Sjoerd zijn blij met de keuze voor Condor als leverancier, ook al waren ze niet bij de initiële keuze betrokken. De persoonlijke aanpak, de flexibiliteit, de korte lijnen, de bereikbaarheid, de no-nonsense mentaliteit, het past allemaal heel goed bij Tjongerschans B.V. als organisatie, maar ook bij hen als team. Ze zouden Condor zeker aanbevelen en zoals Anne zei: “Ik ben dik tevreden.”.
Over Tjongerschans
Ziekenhuis Tjongerschans (234 bedden) in Heerenveen is met ruim 1300 personeelsleden een middelgroot ziekenhuis in Friesland. Samen met het Medisch Centrum Leeuwarden en Noorderbreedte (ouderenzorg) maakt Tjongerschans deel uit van Zorgpartners Friesland. Deze overkoepelende stichting zorgt voor eenheid van bestuur, maar ook op het vlak van inkoop wordt samengewerkt. Alle drie de organisaties opereren wel geheel zelfstandig.
Het doel van Tjongerschans is het, om ten dienste van het algemeen belang, bevorderen en (doen) leveren van een samenhangend aanbod aan medisch specialistische zorg, andere zorg en dienstverlening, kwalitatief hoogstaande diagnostiek, behandeling, begeleiding, verpleging, verzorging en adequate informatievoorziening. Met een gemiddeld cijfer van 8,5 door de patiënten van Tjongerschans, kan wel gezegd worden dat hun doel wordt behaald.
